CAPITULO 1. ELEMENTOS DE EXCEL
Excel es un
programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios. Si no has trabajado nunca con Excel aquí
puedes ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de
cálculo.
Ahora vamos a ver cuáles
son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras,
etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman,
dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún
momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en
disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.
Vamos a ver las dos
formas básicas de iniciar Excel 2007.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el
botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor
sobre Todos los programas , aparece otra lista con los
programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre
la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft
Excel, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Excel del escritorio haciendo doble
clic sobre este icono. 
Puedes
iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Para cerrar Excel
2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar
, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la
ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4,
con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese
momento.
Hacer clic sobre el menú Botón Office 
y elegir la opción Salir.
Al iniciar Excel
aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La
pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso)
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante.
La
barra de título
Contiene
el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1,
hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la
derecha están los botones para minimizar
, restaurar
y cerrar
.
La
barra de acceso rápido
La
barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como
Guardar 
, Deshacer 
o Rehacer 
.
Esta
barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello
haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar
Banda de opciones de acceso rápido.
Se
abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos
viendo a lo largo del curso.
La Banda de Opciones
La Banda de opciones contiene
todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar,
por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los
diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de
estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso
rápido como hemos visto en el punto anterior.
En algunos momentos algunas opciones no estarán
disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando
según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada
para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Pulsando la tecla ALT entraremos
en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros
junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que
deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se
muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a
pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas,
la barra se minimizará para ocupar menos espacio.
De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y
las opciones quedarán ocultas.
Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el
que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña.
El Botón Office
Haciendo clic en
el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las
acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o
crear uno Nuevo.
A este menú también
puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para
la Banda de opciones.
Este menú contiene
tres tipos básicos de elementos:
Comandos
inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por
ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento
actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de
diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la
opción Abrir.
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Opción con otro
menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a
la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro
listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para
acceder a las opciones de administración de la base de datos.
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La
barra de fórmulas
Nos muestra
el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La
barra de etiquetas
Permite movernos
por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las
barras de desplazamiento
Permiten movernos
a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente
hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los
triángulos.
Tenemos varios
métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Banda de opciones,
haciendo clic en el interrogante:
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del
teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la
ayuda necesaria.
“Para ser un genio se necesita
un 99% de trabajo y un 1% de talento” Albert Einstein
